ХАТШЫ ҚЫЗМЕТІНДЕГІ ТІЛ НОРМАЛАРЫ ЖӘНЕ РЕСМИ СТИЛЬ МӘДЕНИЕТІ

Қазіргі заманғы басқару жүйесінде хатшы қызметі маңызды ұйымдастырушылық рөл атқарады. Хатшы тек техникалық орындаушы ғана емес, сонымен қатар мекеме ішіндегі құжат айналымын реттейтін, ресми қарым-қатынасты жүзеге асыратын маман болып табылады. Осы себепті хатшының тілдік мәдениеті мен тіл нормаларын білуі кәсіби деңгейдің негізгі көрсеткіші саналады.

Тіл нормалары – әдеби тілдің дұрыс қолданылуын қамтамасыз ететін ережелер жүйесі. Оларға орфографиялық, орфоэпиялық, грамматикалық және стилистикалық нормалар жатады. Хатшы қызметінде бұл нормалардың барлығы бірдей маңызды рөл атқарады, себебі ресми құжаттардың мазмұны ғана емес, олардың тілдік безендірілуі де талапқа сай болуы тиіс.

Ең алдымен, ресми стильдің негізгі ерекшеліктеріне тоқталу қажет. Ресми стиль нақты, қысқа, дәл және бейтарап тілдік қолданысымен ерекшеленеді. Мұнда эмоциялық бояуы бар сөздер, ауызекі сөйлеу элементтері қолданылмайды. Хатшы әрбір құжатты дайындау барысында осы талаптарды қатаң сақтауы тиіс. Себебі ресми құжаттағы бір ғана қате немесе орынсыз қолданылған сөз құжаттың заңдық немесе ақпараттық мағынасына әсер етуі мүмкін.

Хатшының тілдік мәдениеті оның кәсіби беделін анықтайтын маңызды факторлардың бірі болып табылады. Тілдік мәдениет дегеніміз – әдеби тіл нормаларын сақтай отырып, ойды нақты, түсінікті және дұрыс жеткізе білу қабілеті. Хатшы жазған хат, бұйрық, анықтама немесе хаттама сауатты әрі жүйелі болуы қажет. Бұл тек тіл ережесін білу емес, сонымен қатар логикалық ойлау қабілетінің де көрінісі.

Құжат тілінде орфографиялық нормалардың сақталуы ерекше маңызды. Қате жазылған сөз ресми құжаттың сапасын төмендетіп қана қоймай, ұйымның беделіне де кері әсер етуі мүмкін. Сол сияқты пунктуациялық нормалар да құжаттың мағынасын дұрыс түсінуге ықпал етеді. Мысалы, бір ғана үтірдің дұрыс қойылмауы сөйлемнің мағынасын өзгертіп жіберуі мүмкін.

Сонымен қатар, хатшы орфоэпиялық нормаларды да білуі тиіс. Бұл ауызша ресми қарым-қатынас кезінде маңызды. Жиналыстарда хаттама жүргізу, ресми кездесулерде ақпаратты нақты жеткізу барысында дұрыс айту нормалары сақталуы қажет. Дұрыс айтылмаған сөз кәсіби беделге кері әсер етеді.

Грамматикалық нормалар да хатшы қызметінде ерекше орын алады. Сөйлем құрылымының дұрыс болуы, сөздердің байланысу заңдылықтарын сақтау – ресми құжаттың сапасын анықтайтын негізгі көрсеткіштердің бірі. Құжаттағы ой жүйелі және түсінікті болуы үшін грамматикалық құрылым нақты болуы шарт.

Хатшының тағы бір маңызды міндеті – ресми стиль мен ауызекі стильді ажырата білу. Көп жағдайда күнделікті сөйлеу тілі мен ресми тіл арасында айырмашылық болады. Хатшы ресми құжаттарда тек ресми стильді қолдануы керек. Бұл оның кәсіби сауаттылығының деңгейін көрсетеді.

Қазіргі цифрлық заманда хатшы жұмысы тек қағаз құжаттармен шектелмейді. Электронды құжат айналымы жүйелері кеңінен қолданысқа енді. Бұл жағдайда да тіл нормаларын сақтау өзектілігін жоғалтпайды. Керісінше, электронды хаттар мен ресми хабарламаларда тілдік қателіктер жиі байқалса, ұйымның кәсіби имиджіне кері әсер етеді.

Хатшы қызметінде стилистикалық сауаттылық та маңызды. Әр құжаттың өз құрылымы, мақсаты және тілдік ерекшелігі болады. Мысалы, бұйрық пен өтініштің тілдік стилі бірдей емес. Сондықтан хатшы әр құжат түрінің ерекшелігін ескере отырып жұмыс істеуі тиіс.

Тіл мәдениеті жоғары хатшы – тек сауатты жазатын адам ғана емес, сонымен қатар ойды нақты жеткізе алатын, ресми қарым-қатынас нормаларын толық меңгерген маман. Мұндай маман мекеменің ішкі және сыртқы коммуникациясының сапасын арттырады.

Қорытындылай келе, хатшы қызметіндегі тіл нормалары – кәсіби жұмыстың ажырамас бөлігі. Тілдік сауаттылық, ресми стильді дұрыс қолдану және нормаларды сақтау – хатшының негізгі кәсіби құзыреттілігі болып табылады. Қазіргі заман талабына сай әрбір хатшы тіл мәдениетін жетік меңгеруі арқылы өз мекемесінің беделін арттыруға үлес қосады.

Аружан ЖАҚСЫБАЕВА

Жетісу университеті, филология факультеті